Ihre Assistenzkraft ist krank? Erfahren Sie, wer die Vertretung organisiert, welche Ersatzkosten entstehen und was beim Persönlichen Budget gilt.

Die Assistenzkraft meldet sich krank – aber der Unterstützungsbedarf bleibt. Wer springt ein? Wer bezahlt die Vertretung? Und welche Kosten müssen Budgetnehmer im Arbeitgebermodell bereits bei der Planung berücksichtigen? Dieser Ratgeber erklärt die wichtigsten Schritte und unterscheidet zwischen Arbeitgebermodell und Dienstleistermodell.

Assistenzkraft krank: Was ist zuerst zu tun?

Priorität hat die bedarfsgerechte Versorgung. Prüfen Sie deshalb, welche Leistungen sofort benötigt werden und welche kurzfristig umorganisiert werden können. Dokumentieren Sie die ausgefallenen Dienste, Ihre Versuche zur Ersatzbeschaffung und mögliche zusätzliche Kosten. Bei einer akuten Gefährdung der Versorgung sollten Sie den zuständigen Leistungsträger und – falls vorhanden – den Assistenzdienst unmittelbar informieren.

Wer organisiert die Vertretung?

Im Arbeitgebermodell

Wer Assistenzkräfte selbst anstellt, trägt grundsätzlich auch die Arbeitgeberaufgaben: Dienstplanung, Personalersatz, Entgeltabrechnung und Organisation. Informationen zu den Unterschieden bietet unser Ratgeber Arbeitgebermodell oder Dienstleistermodell. Eine Vertretungsreserve und verlässliche Kontakte zu möglichen Ersatzkräften sollten möglichst schon vor dem Ausfall geplant werden.

Im Dienstleistermodell

Bei einem Assistenzdienst richten sich die Pflichten zur Organisation von Ersatz nach dem bestehenden Vertrag und den vereinbarten Leistungen. Informieren Sie den Dienst unmittelbar, dokumentieren Sie den Ausfall und fragen Sie nach einer konkret benannten Ersatzlösung. Eine bestimmte Vertretung innerhalb einer festen Stundenzahl lässt sich ohne Kenntnis des Vertrags nicht allgemein zusagen.

Wer trägt die Kosten für eine Ersatzkraft?

Bei einem bedarfsdeckenden Persönlichen Budget müssen notwendige Kosten der bewilligten Leistungsausführung angemessen berücksichtigt werden. § 29 SGB IX knüpft die Budgetbemessung an den individuell festgestellten Bedarf. Daraus folgt aber kein automatischer Anspruch auf Erstattung jeder spontanen Mehrausgabe. Ob Ersatzpersonalkosten innerhalb der Kalkulation vorgesehen oder zusätzlich anzuerkennen sind, hängt von den konkreten Verhältnissen und der rechtlichen Leistungsgrundlage ab.

Bei der Kalkulation im Arbeitgebermodell können beispielsweise Kosten für bezahlte Ausfälle, Lohnnebenkosten und notwendige Vertretungskapazitäten bedeutsam sein. Eine amtliche Orientierung liefert die Sozialagentur Sachsen-Anhalt in ihrem Arbeitshinweis zum Arbeitgebermodell. Dieser ist eine Verwaltungshilfe für den dortigen Zuständigkeitsbereich und nicht automatisch bundesweit verbindlich.

Lohnfortzahlung und zusätzliche Vertretung: zwei verschiedene Kostenpositionen

Eine krankgeschriebene angestellte Assistenzkraft kann nach Maßgabe des Entgeltfortzahlungsgesetzes Anspruch auf Entgeltfortzahlung haben. Parallel können Kosten für Ersatzpersonal entstehen. Deshalb sollte eine realistische Budgetkalkulation nicht nur die regulären Einsatzstunden, sondern auch gesetzliche Arbeitgeberkosten und die organisierte Abdeckung von Ausfällen betrachten. Die konkreten finanziellen Folgen hängen unter anderem von Arbeitsvertrag, Beschäftigungsform und den einschlägigen Vorschriften ab.

Checkliste bei krankheitsbedingtem Ausfall

• ☐ Zeitpunkt, voraussichtliche Dauer und betroffene Dienste festhalten.
• ☐ Unverzichtbare Assistenzleistungen und akute Risiken identifizieren.
• ☐ Verfügbare Ersatzkräfte oder vereinbarte Vertretungswege ansprechen.
• ☐ Vertrag, Bewilligungsbescheid und Budgetkalkulation prüfen.
• ☐ Zusätzliche Kosten mit Stunden, Vergütung und Begründung dokumentieren.
• ☐ Bei Versorgungslücken den zuständigen Träger um zeitnahe schriftliche Klärung bitten.
• ☐ Für wiederkehrende Ausfälle ein dauerhaftes Vertretungskonzept erstellen.

Was tun, wenn das bewilligte Budget für die Vertretung nicht reicht?

Legen Sie dem Leistungsträger eine nachvollziehbare Darstellung der Versorgungslücke und der notwendigen Kosten vor. Bitten Sie um Prüfung, ob die bisherige Budgetbemessung den tatsächlichen Bedarf und die notwendigen Organisationskosten ausreichend abdeckt. Ändern sich die maßgeblichen Verhältnisse wesentlich, kann eine Anpassung einer laufenden Bewilligung nach den jeweils einschlägigen Vorschriften, etwa § 48 SGB X, in Betracht kommen. Eine nachträgliche Erstattung ist keineswegs automatisch gesichert.

Praxisbeispiel: Drei Dienste fallen aus

Eine Person beschäftigt im Arbeitgebermodell zwei Assistenzkräfte. Eine Kraft fällt für mehrere Tage aus. Weil die notwendige Unterstützung nicht aufgeschoben werden kann, wird eine geeignete Ersatzkraft benötigt. Die Budgetnehmerin hält Stunden, Ersatzkosten und die bereits vorgesehene Vertretungsreserve fest. Anschließend klärt sie mit dem zuständigen Träger, ob die bewilligte Kalkulation ausreichend ist oder der Bedarf neu bewertet werden muss. Welche Kosten übernommen werden, hängt vom Einzelfall ab.

Häufige Fragen

Muss ich die ausgefallene Assistenzkraft weiter bezahlen?

Bei einem Arbeitsverhältnis gelten die arbeitsrechtlichen Regeln zur Entgeltfortzahlung. Der Umfang hängt von den gesetzlichen Voraussetzungen ab. Bei einem Dienstleister richtet sich die Abrechnung nach dem Leistungsvertrag und den einschlägigen Bestimmungen.

Darf die Vertretung teurer sein als die reguläre Assistenz?

Mehrkosten sollten vorab geklärt werden, soweit das praktisch möglich ist. Dass ein Einsatz kurzfristig organisiert werden muss, bedeutet nicht automatisch, dass jede beliebige Vergütung aus öffentlichen Mitteln übernommen wird.

Kann ich einen Angehörigen als Vertretung einsetzen?

Das kann grundsätzlich infrage kommen. Ob eine vergütete Assistenz durch Angehörige zulässig und finanzierbar ist, hängt von der konkreten Bedarfslage und der Prüfung familiärer Beistandspflichten ab. Siehe dazu unseren separaten Ratgeber über Angehörigenassistenz, sobald dieser veröffentlicht ist.

Fazit: Ausfallvorsorge gehört zur Assistenzplanung

Bei einem Assistenz-Ausfall müssen Versorgung, Zuständigkeiten und Finanzierung zusammen gedacht werden. Eine vorausschauende Kalkulation, dokumentierte Ausfälle und frühzeitige Abstimmung mit dem zuständigen Träger helfen, Versorgungslücken zu vermeiden.

Passende Vertiefungen: Assistenzkräfte finden und Stundenkalkulation beim Persönlichen Budget.

Wenn Sie grundsätzliche Fragen zum Persönlichen Budget haben, können Sie eine Beratungsanfrage stellen.

Rechtsgrundlagen und Quellen

• § 29 SGB IX
• § 78 SGB IX
• § 3 Entgeltfortzahlungsgesetz
• Sozialagentur Sachsen-Anhalt: Arbeitshinweis Arbeitgebermodell 2026
• § 48 SGB X

Wichtiger Hinweis

Wir möchten Ihnen helfen, Ihre Rechte und Möglichkeiten besser zu verstehen. Unsere Beiträge sind sorgfältig recherchiert, können aber eine persönliche Beratung nicht ersetzen. Jeder Fall ist anders, und gesetzliche Regelungen können sich ändern.

Bitte prüfen Sie wichtige Entscheidungen und Fristen anhand aktueller amtlicher Informationen. Bei rechtlichen Fragen empfehlen wir Ihnen eine qualifizierte Beratungsstelle oder anwaltliche Beratung.