Gesamtplankonferenz vorbereiten: Checkliste, wichtige Fragen, Ablauf und Rechte nach § 119 SGB IX. So schildern Sie Ihren Unterstützungsbedarf.

Wer eine Einladung zur Gesamtplankonferenz erhält, hat oft viele Fragen: Was wird besprochen? Welche Unterlagen sind wichtig? Darf eine Vertrauensperson dabei sein? Und wie lässt sich der eigene Unterstützungsbedarf so erklären, dass im Gespräch nichts vergessen wird? Diese Anleitung hilft Ihnen, sich auf eine mögliche Gesamtplankonferenz nach dem SGB IX vorzubereiten – mit einer Checkliste zum Abhaken.

Gesamtplankonferenz oder Gesamtplanverfahren – was ist der Unterschied?

Das Gesamtplanverfahren ist der übergeordnete Ablauf zur Planung von Leistungen der Eingliederungshilfe. Die Gesamtplankonferenz ist dagegen ein mögliches gemeinsames Beratungsgespräch innerhalb dieses Verfahrens. Sie findet nicht automatisch in jedem Fall statt. Nach § 119 SGB IX kann sie mit Zustimmung der leistungsberechtigten Person durchgeführt werden.

Die leistungsberechtigte Person kann selbst eine Gesamtplankonferenz vorschlagen. Der Träger der Eingliederungshilfe kann den Vorschlag unter den gesetzlichen Voraussetzungen ablehnen, etwa wenn sich der Sachverhalt schriftlich klären lässt oder der Aufwand außer Verhältnis zum Umfang der beantragten Leistung steht. Eine Gesamtplankonferenz ist deshalb nicht mit einer Pflichtveranstaltung gleichzusetzen.

Vorbereitung: Schreiben Sie Ihren Alltag auf, nicht nur Ihre Diagnose

Für die Bedarfsermittlung ist wichtig, wie sich eine Beeinträchtigung im tatsächlichen Alltag auswirkt. Beschreiben Sie konkrete Situationen: Welche Unterstützung benötigen Sie? Wie häufig? Zu welchen Zeiten? Was passiert, wenn diese Hilfe ausfällt? Berücksichtigen Sie nicht nur den besten, sondern auch schwierige Tage. Übertreiben Sie nichts – verschweigen Sie aber auch keinen regelmäßigen Bedarf.

Orientierung bieten die Lebensbereiche aus § 118 SGB IX, etwa Mobilität, Kommunikation, Selbstversorgung, häusliches Leben, Beziehungen und gesellschaftliche Teilhabe. Wie die Bedarfsermittlung grundsätzlich funktioniert, lesen Sie außerdem im Beitrag Bedarfsermittlung nach SGB IX.

Checkliste vor der Gesamtplankonferenz

Diese Liste können Sie ausdrucken oder als Grundlage für eigene Notizen nutzen. Nicht jeder Punkt ist für jede Person relevant.

• Einladung, Aktenzeichen und Kontaktdaten des zuständigen Trägers bereitlegen
• Eigene Wünsche und Teilhabeziele in einfachen Sätzen formulieren
• Benötigte Unterstützung für einen typischen Tag und eine typische Woche notieren
• Häufigkeit, Dauer und Zeiten der Hilfen möglichst konkret beschreiben
• Besondere Situationen erfassen: Nacht, Wochenende, Krankheit, Arzttermine, Freizeit
• Vorhandene Bescheide, Hilfepläne und aussagekräftige Unterlagen zusammenstellen
• Prüfen, welche Unterstützung bereits besteht und wo Versorgungslücken auftreten
• Offene Fragen und eigene Einwände gegen bisherige Einschätzungen aufschreiben
• Bei Bedarf eine Vertrauensperson fragen, ob sie begleitet
• Klärung erbitten, wer teilnimmt und welche Themen besprochen werden

Welche Fragen sollten Sie im Gespräch stellen?

• Welche konkreten Teilhabeziele wurden aufgenommen?
• Welche Unterstützung wird in welchem Umfang als notwendig angesehen?
• Wie wurden meine Wünsche und meine Lebenssituation berücksichtigt?
• Welche Punkte sind noch unklar oder müssen nachermittelt werden?
• Wie und wann erhalte ich den schriftlichen Gesamtplan?
• Welche Stelle entscheidet über die Leistungen und wann ist mit dem Bescheid zu rechnen?
• Was kann ich tun, wenn der dokumentierte Bedarf nicht mit meiner tatsächlichen Situation übereinstimmt?

Darf ich eine Vertrauensperson mitnehmen?

Ja. Nach § 117 Abs. 2 SGB IX ist auf Verlangen der leistungsberechtigten Person eine Person ihres Vertrauens am Gesamtplanverfahren zu beteiligen. Das kann beispielsweise eine nahestehende Person sein. Sprechen Sie die Begleitung am besten vorab mit dem zuständigen Träger ab. Bei einer rechtlichen Betreuung kommt es für die Vertretung zusätzlich auf den jeweiligen Aufgabenkreis an.

Was wird in der Gesamtplankonferenz besprochen?

Grundlage ist das Ergebnis der Bedarfsermittlung. In der Konferenz können insbesondere die vorgeschlagenen Leistungen, Einschätzungen beteiligter Träger, die Wünsche der leistungsberechtigten Person, der Beratungs- und Unterstützungsbedarf sowie die praktische Leistungserbringung beraten werden. Das ergibt sich aus § 119 SGB IX. Es geht nicht darum, sich möglichst gut zu präsentieren, sondern um eine sachgerechte, individuelle Planung.

Und wenn ich mit einer Einschätzung nicht einverstanden bin?

Sprechen Sie konkret an, welche Situation unzutreffend oder unvollständig wiedergegeben wurde. Bitten Sie darum, dass Ihr Standpunkt und Ihr Unterstützungsbedarf nachvollziehbar dokumentiert werden. Nach dem Gespräch sollten Sie den schriftlichen Gesamtplan sorgfältig prüfen. Der Träger muss der leistungsberechtigten Person den Gesamtplan zur Verfügung stellen; das regelt § 121 Abs. 5 SGB IX. Der Gesamtplan ist vom späteren Leistungsbescheid zu unterscheiden. Gegen einen belastenden Bescheid können – je nach Rechtslage und Rechtsbehelfsbelehrung – Rechtsmittel in Betracht kommen.

Was passiert nach dem Gespräch?

Die Ergebnisse der Planung fließen in den weiteren Entscheidungsprozess ein. Der schriftliche Gesamtplan dient der Steuerung und Überprüfung der Leistungen und soll regelmäßig, spätestens nach zwei Jahren, überprüft und fortgeschrieben werden (§ 121 SGB IX). Ein geänderter Bedarf sollte dem zuständigen Träger möglichst zeitnah mitgeteilt werden; auf eine reguläre Überprüfung muss nicht einfach gewartet werden.

Häufige Fragen zur Vorbereitung

Muss immer eine Gesamtplankonferenz stattfinden?

Nein. Sie ist ein mögliches Instrument innerhalb des Gesamtplanverfahrens. Die gesetzlichen Voraussetzungen stehen in § 119 SGB IX.

Kann ich die Konferenz selbst anregen?

Ja. Leistungsberechtigte können ihre Durchführung vorschlagen. Ein uneingeschränkter Anspruch darauf, dass in jedem Fall eine Konferenz stattfindet, besteht allerdings nicht.

Brauche ich zwingend ein ärztliches Attest?

Nicht für jedes Gespräch pauschal. Welche Nachweise erforderlich und sinnvoll sind, hängt vom Einzelfall ab. Hilfreich sind vor allem Unterlagen, die Auswirkungen auf Aktivitäten und Teilhabe nachvollziehbar machen.

Werden in der Konferenz schon Leistungen bewilligt?

Die Konferenz dient der gemeinsamen Beratung und Abstimmung. Die formelle Leistungsfeststellung erfolgt durch den zuständigen Träger nach den gesetzlichen Verfahrensregeln; der Bescheid ist von den Beratungen zu unterscheiden.

Fazit: Gut vorbereitet heißt, den eigenen Bedarf verständlich zu machen

Die beste Vorbereitung auf eine Gesamtplankonferenz ist eine konkrete Darstellung des eigenen Alltags: Was soll selbstbestimmt möglich sein, welche Hindernisse bestehen und welche Hilfe wird dafür gebraucht? Nutzen Sie die Checkliste, notieren Sie Ihre Fragen und achten Sie darauf, dass Ihre Wünsche in die Planung einfließen.

Wenn Sie sich mit dem Thema Persönliches Budget beschäftigen, finden Sie weitere Grundlagen unter Persönliches Budget beantragen und können über die Kontaktseite eine Beratungsanfrage stellen.

Rechtsgrundlagen und weiterführende Informationen

• § 117 SGB IX – Gesamtplanverfahren
• § 118 SGB IX – Instrumente der Bedarfsermittlung
• § 119 SGB IX – Gesamtplankonferenz
• § 121 SGB IX – Gesamtplan
• Land Berlin – Vom Antrag zur Leistung